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2016.07.14

効率的なオフィスワークの為の書類整理術!

効率的なオフィスワークの為の書類整理術!

オフィスには重要な書類や契約書が多数あります。いざという時にいちいち書類を探すようでは、時間と労力の無駄になり、仕事の効率が悪くなります。また、書類はいつの間にかどんどん増えてしまうもの。書類の整理ができないと、どうしてもオフィスは雑然となりがちです。そのためにも書類棚や収納キャビネットなどの知識や選び方も大切ですね。更に上手な書類の整理で仕事の効率アップとすっきりオフィスを目指しましょう。

書類棚・書類ケースの種類

書類棚・書類ケースの種類

書類棚や書類ケースなどは各メーカーから色々なものが豊富に販売されています。スチール製の収納システムになっているもの、木製のオープンタイプのもの、プラスチック製のフロアキャビネットやワゴンタイプのもの、デスクトップ型書類ケースなど、大きさや素材も豊富な商品の中から選べます。書類の大きさにも対応していて、A4・A3・B4・B3の書類に合わせたものや、セミオーダータイプで積み重ねて使えるスライドトレー式のもの(木製)、また重要書類収納も安心の、耐火性ファイリングキャビネットもあり、これは素材が発泡コンクリートと鋼板でできています。システム収納タイプなら後から必要なもの買い足して組み換えることも可能なので、書類が増えたときは便利です。

書類棚の選び方

書類棚の選び方

書類棚選びはオフィスにどのような種類の書類が多いかで、それに適したものを選ばなければなりません。また書類量に合った書類棚やキャビネットの大きさが必要になります。取り出し易さを重視するなら、オープンタイプのもの、目隠ししてすっきり収納したいのなら、扉が付いているタイプや全面引き出しになっているラテラルタイプなどがお勧めです。重要な書類が多いのなら鍵付きのタイプを選びましょう。またオフィスインテリアの雰囲気を損ねないような素材やカラーを選ぶようにしたいですね。

書類の整理方法

書類の整理方法

書類整理はまずファイリング(書類の分類)上手になることが第一です。細かく分類し過ぎると反って探し難くなることもあるので、各業務ごとにファイリングをしましょう。次に保管する期間を決めておきましょう。延々と保管するとすぐに収納スペースが足りなくなってしまいます。1年とか半年とかに決め、古くなった書類は倉庫などに保管します。また必要のない書類はどんどん処分していきましょう。必要書類だけを保管しても、毎年膨大な書類の量がある会社はデーター化して残すこともお勧めです。

書類棚を置く時の注意点

書類棚を置く時の注意点

書類の詰まった書類棚やキャビネットなどはかなりの重量があるので、地震時の転倒防止対策が必要です。特にビルの高層階にオフィスがある場合は不可欠です。転倒防止にはL字金具で壁面などに十分な強度で固定する方法と、家具と天井面との間に突っ張り棒で固定する方法がありますが、突っ張り棒の場合は天井面の強度が弱いと天井が破損し、突っ張り棒の効果が得られないので、天井材の下地のしっかりした部分に設置するようにしてください。また二段式の場合は家具の上下を連結しておくこと、ロータイプの書類棚がいくつもある場合は隣の家具と連結しておくことも必要です。

オフィスの書類棚を選ぶ場合は使いやすさ、整理のしやすさ、書類が十分に入る大きさであるか、オフィスのイメージにマッチしているか、安全であるかなどを総合的に判断して選ぶようにしてください。そして大切なのが整理・整頓です。「整理整頓は業務の一部」として徹底した整理整頓をベースにしている某有名企業が日本企業初の「純利益2兆円超」となり話題になったのもつい最近のことです。整理整頓は会社の無駄をなくし、作業の効率アップ、業績のアップにも繋がるということです。将来の一流企業を目指して、まずは書類の整理整頓から始めたいですね。


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2016.07.14

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宮崎 悠

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