オフィス移転の際に確認すべき最優先事項の一つとして、コミュニケーションツールの確保が挙げられます。オフィス環境の変化によって電話や通信設備に不自由が生じることは決して少なくありませんし、移転後の開通工事などに思いのほか手間取ってしまう例もあるようです。万が一にも通信設備に滞りが生じることがないよう、オフィス移転に際しての電話・通信設備の確認作業についてまとめます。
まず必要となるのが、移転先となる建物にどの通信会社の回線が引いてあるのかの確認作業です。ネットにしろ、ビジネスホンにしろ、通常はオフィスが位置する建物内の既存の回線を利用することになります。できるだけ早い段階で確認しておくと良いでしょう。
また移転先の建物内に引かれた回線を使用する場合も、開通には工事が必要になります。早ければ2週間ほどで工事は済みますが、繁忙期であれば1ヵ月近く待たされる場合もあります。
ADSL回線含むアナログネットワークを利用する場合、コストは安く済みますが、NTTの基地局からの距離によっては通信速度が劣化してしまいます。快適に利用できるのは半径2kmほどと言われています。
中小オフィスのインターネット回線として、現時点で最もおすすめなのは光回線です。ギガプランであれば1Gbps、そのワンランク下のプランでも200Mbpsの速度（理論値）が得られます。事業内容によって最適なものを選ぶと良いでしょう。
移転先オフィスで必要と思われる電話番号の数、またチャンネル数も確認しておかなくてはなりません。従業員の増加に伴う移転の場合は、電話番号・チャンネルいずれも移転する前よりも多くなるケースが考えられます。
オフィス内に電話番号をいくつ設定し、FAX番号を別個に設けるかどうか。また一つの電話番号でいくつの回線の同時通話を可能にするのか、事前に検討しておかなくてはなりません。条件に応じた回線や通信サービス契約が必要になります。
移転先オフィスでビジネスホンを利用するには、工事によって配線・電話機の接続・主装置設定などが必要になります。現在利用している主装備に新たな回線を増設することができるかどうかによって、工事の内容が変わってきます。オフィスネットワークの構築サービス業者に依頼することになりますが、利用環境や電話機の台数によっては、工事完了まで数日を要する場合があります。また、工事期間中には回線が使えないこともありますので、事前確認の上、手続きは早めに行っておくと良いでしょう。
オフィス移転を機にビジネスホンを導入しようと考えている方も多いと思います。ビジネスホンとは、主装置と複数の端末機からなる電話装置システムです。複数の外線と制御でき、大きなものでは数百台もの子機を持つことができます。内線電話機能や、保留転送機能のほか、複数の内線・外線の同時使用が可能になります。便利性だけでなく、必要最小限の回線で済むため、コストの面でも大きなメリットがあります。業務内容や会社の規模に応じて、前もって最適な機種を選んでおくと良いでしょう。
オフィス移転の際の電話・通信設備の確認作業についてご紹介してきましたが、いかがでしたか。さまざまなデータや資料が電子化されている現代においては、電話やネット環境に問題が生じてしまうと、業務全体が完全にストップしてしまうということも少なくありません。それによって生じる経営上のロスの大きさは甚大です。コミュニケーションツールの確保はオフィス移転時の最優先事項の一つ。事前にしっかりと準備をしておくことが大切です。
賃貸オフィス総合情報サイト「 officil 《オフィシル》」は、都内ビル物件情報の掲載数はNo.1！
賃料10％キャッシュバック！ · ご成約するまで完全無料！ · 実績多数のスピード対応！
希望の賃貸オフィスが見つかる!
