外資系企業にとっての賃貸オフィス選びで、まず重要視されるのが外観です。顧客が期待しているものにそぐう雰囲気のオフィスであることが大切です。そして、賃貸契約に必要となる書類を英文で用意してくれるところが望ましいです。また、連帯保証人が必要になるケースが多いので、それを回避して契約に持ち込みたいところ。他にも、外国人特有のオフィス環境にも着目しておくべきです。
外資系企業にはオシャレなイメージがつきまといます。映画や海外ドラマなどで見慣れたオフィスの雰囲気をそのまま想像している人も少なくないでしょう。賃貸オフィスを選ぶ際には、その点を鑑みることをおすすめします。もし、顧客がオフィスを訪れたときに、あまりにも平凡な建物だったり、外観がいかにも古びた印象だったりすると、それだけで取引する気持ちも萎えてしまいかねません。エリア選びも重要ですが、オフィスの印象を一番大きく左右するのはビルの外観や内装です。候補のオフィスビルには、実際に足を運んでみることが必須条件です。そのとき、ビルの外観や内装を見てどんな第一印象を持つか、初めてオフィスに来訪する顧客の気持ちになって考えてみましょう。
日本において賃貸借契約を行う際には、連帯保証人等の問題がつきまといます。外資系企業にとっては頭の痛い事案となりますが、条件を満たしている連帯保証人さえ用意できれば、契約することは可能です。連帯保証人の条件として必要なポイントをしっかりと押さえておきましょう。
①国籍：日本国籍、あるいは永住権をもっていること
②収入：安定して一定基準以上の収入を得ていること
③言語：日本語運用スキルをもっていること
④関係：親族、社内の人で、借主との関係が深いこと
上記の条件が満たせなくても諦めることはありません。問題解決の方法としては、3つ挙げられます。
①保証会社と契約する……保証料が必要
②敷金の積み増し……およそ半年程度の敷金を積み増しする
③預貯金……預貯金がどの程度あるかを通帳で示す
契約を交わすわけですから、当然、いろいろなポイントで書面の内容を詳細に確認する必要が生じてきます。その内容を把握するうえで、不動産会社に英語運用が可能なスタッフがいない場合、トラブルが起きやすくなります。そうした問題を回避するためには、社内に日本語を運用できるスタッフを採用しておくのが最善策です。賃貸契約を結ぶ前後だけ、期間限定で外部からスタッフを招いて協力してもらうスタイルもおすすめです。いずれにしても、スムーズに契約を進めるためには、契約資料が英文で用意されている方が望ましいです。後に資料を読み返す必要が出てきたときなどのために、英文資料を作成してもらえるかどうかを事前に確認するようにしましょう。
外資系企業の賃貸オフィス選びでは、特有の注意点がいくつかあります。まず、外資系企業のマネージャー職は個室が充てがわれることが多いです。そのため、少なくともひとつは個室を設けることを前提に、レイアウトを想定する必要があります。また、たとえば法律事務所など、業種によってはスタッフ全員が個室を持っているというケースも見られます。
日本国内で外資系企業が賃貸オフィスを選ぶ際のポイントについて述べてきました。外資系のイメージを崩さないような外観・内装を選ぶことや、個室レイアウトなどへの配慮も忘れずに物件選びをしていきましょう。連帯保証人が用意できれば一番良いのですが、できなかったとしても、保証会社などをうまく使えば契約を成立させられます。契約の詰めの段階になったら、英文契約資料の有無をしっかりと確認して、スムーズに賃貸契約を結ぶことができるように努めましょう。
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