スタートアップ企業にとっての移転は、多くの場合、事業拡大に伴うものだと思います。新オフィスへの移転は事業をさらに躍進させるための重要なステップ。予定や予算どおりに、抜かりなく行いたいものですが、移転にともなう引越しは、通常の引越しとはまったくの別物。思わぬところでつまずかないために、スムーズなオフィスの移転・引越しをする上で知っておきたいことをまとめました。
オフィスの引越しには、想定外のことがいつも起こりえます。だから、慎重に移転スケジュールを立てることが大切です。
（1）「レイアウト案作成」：移転担当者を立てて、まずはレイアウト案を作成します。
（2）「見積もり依頼」：現什器をリストにして運送会社への見積もり依頼を出します。
（3）「工程表作成」：引越し工程表を作成し、そのあとは各工程に従って無事に業務が進行するように常に注意を払っていきます。
（4）「その他」：新規什器の購入や、廃棄処分になるものの対処。
上記のとおりオフィス移転に際しては細かく検討するべき項目が多いので所要時間を考慮に入れつつ慎重にスケジュールを立てましょう。
オフィス移転が決まったら各種届出を早めに行いましょう。面倒だからと後回しにすると、忘れてしまいがちなものなので先に済ませてしまうのがおすすめです。代表的なものを列記しておきます。
（1）法務局：移転登記申請書（移転日から2週間以内）
（2）税務署：異動届出書、移転登記申請書（移転日から3週間以内）
（3）都道府県税事務所：事業開始等申告書（事業開始の日から10日以内）
（4）社会保険事務所：適用事業所所在地・名称変更届（変更のあった日から5日以内）
それ以外には、公共職業安定書や労働基準監督署、警察署、郵便局、そして電話・回線会社など、必要に応じて引越し前に届け出をきちんと行いましょう。
オフィスの場合、一般的な賃貸と異なり、床・壁・天井などの原状回復にかかる費用は借主負担となります。これには通常磨耗についても同様で、照明の交換などもすべて含まれます。オフィス移転の際、原状回復にかかる費用は特別な工事を行っていない場合、3万円／坪前後が一般的です。もう一つ気をつけたいのが、引越しに伴う明け渡し期間です。オフィスの場合、契約期間が終了する2週間ほど前には退去をすませ、原状回復工事を契約期間中に終わらせておく必要があります。
引越し後のオフィス内装は目的によって大きく変わってきます。生産性・コミュニケーション・福利厚生・自然環境・コスト削減などのうち、何を最も重視するかを決定し、オフィス移転後の内装コンセプトを練り上げます。また内装工事の工期は、20坪程度の物件であれば、1ヶ月から3ヶ月見込んでおくと良いでしょう。また費用は10万円から30万円/坪が相場です。レイアウトをデザイン会社に委託する場合は、さらに坪あたり5万円以上のデザイン料がかかってきます。施工者が決まったとしても、完成までノータッチというのは厳禁です。実際に担当者が足を運び、出来上がりをチェックしながら工事を進めるのが理想的です。
引越し先では気分を新たに、家具も新調したくなるもの。社内の気分をリフレッシュする意味でも、良い考えだと思います。ですがスタートアップ企業にとって、一般的なオフィス家具はオーバースペックであることが少なくありません。オフィス家具は、耐久性の面で優れている反面、高価であるという欠点があります。またデザインが画一的な傾向があるのもデメリットと言えるでしょう。引越し時にはそんなオフィス家具に投資するよりも、より機能的で低価格な家庭用の家具を採用するのも一つの方法です。
オフィスの移転・引越しをスムーズに行う上でスタートアップ企業の経営者が知っておきたいことについてまとめました。時間・予算いずれの面でも何かと余裕のない中での移転作業となると思います。滞りなく作業を進め、業務に支障が出るようなことは最低限避けるべきですが、作業効率を重視するあまり、目的・用途に適さないオフィスとなってしまっては元も子もありません。綿密な計画・目的設定のもと、業者と良い距離感を保ちながら、納得のいく形でオフィス移転を成功させてください。
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