セキュリティーの要！オフィス施錠の大切さ

閲覧数：3,519 更新 2016年10月6日更新

インターネット上で情報が流出し、大きな問題となっているニュースをよく目にしますが、現実の世界でのセキュリティーの要といえば「施錠」です。特に、さまざまな機密情報や社外秘のモノを扱うオフィスにおいて「施錠」は最重要項目だといえるでしょう。

オフィス施錠は、防犯の面から見てもとても大切です。今回は、オフィス施錠の大切さから、施錠すべき場所や鍵の管理方法などをご紹介します。オフィス施錠について詳しくなって、防犯の大切さを考えてみましょう。

オフィス施錠の大切さ

オフィスを構えたら、最初に取り組みたいのが「施錠」です。たとえ、まだ中にモノを搬入していない状態でも、しっかりと「施錠」をしてセキュリティーを固めておかなければなりません。なぜなら、引越し前であっても「ドロボウに入られたオフィスの会社」として見られてしまうことは、経営に悪い影響を与えかねないためです。

オフィス施錠は、会社のセキュリティー意識を映す鏡でもあり、契約先の信頼を得るポイントでもあります。経営者がオフィスを留守にしている間も、安心して過ごすためには、しっかりとしたオフィス施錠は必要不可欠です。

オフィスで施錠すべき場所

オフィスでは、オフィスの中と外を結ぶドアだけを施錠していればOKというわけではありません。オフィスの金庫はもちろんですが、経営上、流出しては困る資料や守秘義務のあるモノなども施錠できるところへ入れておく必要があります。また、個人のデスクやロッカーにも鍵がかかると安心です。

施錠すべき場所は大小さまざまで、マスターキーや社印を入れておく小さな金庫から、膨大な資料をいれる収納庫、オフィス全体……と鍵の数も多くなります。大量の鍵が必要になるため、「鍵の形」や「誰が鍵を持つのか」は、しまっておくモノや施錠場所によって適宜変えていく方法がおすすめです。

鍵の管理のポイント

鍵の管理は、「何のための施錠なのか」を考えて、その鍵に合わせた方法を採るようにしましょう。

▲オフィス全体の鍵

オフィス全体の鍵であれば、社員全員が持っていたほうが、出入りはスムースになります。そのため、全員が共有できるような鍵の形を選ぶといいでしょう。いわゆる「鍵」を社員の数だけ作っていると、誰かが辞める度に鍵の交換が必要になってしまい不経済です。人の入れ替えが多い会社や今後人数がもっと増えていくことが予想されるときには、カードキーと暗証番号の組み合わせで施錠できる電子錠などが便利です。

▲収納庫の鍵

収納庫の鍵は、扉毎に作成していると数が多くなってしまい、管理する人も大変になります。また、収納するモノによって、関係者が変わるため、それぞれで管理できるようにしなければなりません。

しかし、関係する社員分作っても「誰がどの鍵を持っているか」わからなくなり、鍵の意味がなくなってしまうことにもなりかねないという問題も発生します。そのため、収納庫のように関連する扉の鍵は「シリンダー」を合わせて共通の1本で施錠ができるものがおすすめです。

こうした鍵を内筒交換錠といい、シリンダーの内部にあるナンバーを合わせることで鍵の共有化が可能になります。誰かが辞めて鍵を変えるときにもこのナンバーを変えて新しい鍵にすればいいだけなので、収納庫を買い換えることなく万全のセキュリティーを保つことが可能です。

▲鍵の管理ポイント

鍵の管理のポイントは「何のための施錠なのか」「鍵をもつべき人は誰なのか」を考え、それぞれの用途に合わせた「鍵の種類を選ぶ」ことにあります。すべてが同じスタイルだと便利になるわけではありません。会社の方針や社員の入れ替わり頻度、今後のステップアップなども踏まえて、最適な方法を選びましょう。