オフィス移転となれば、通常の業務の上に移転に伴う多忙さもあり、つい後回しになってしまうのが、関係官庁への手続き。オフィスの移転に伴い、さまざまな関係官庁に届け出が必要ですが、その中の一つが法務局（登記所）に申請する、本店移転登記申請書です。これはオフィス移転から2週間以内に行う必要があります。移転登記に関わる注意点や、必要書類・費用などをご説明いたします。
まずは定款をチェックし、具体的な所在地まで記載しているかどうか、また最小行政区域（市町村・東京都の場合は23区）のみの記載なのかを確認してください。具体的な所在地が記載されている場合や最小行政区までの記載の場合はその範囲外への移転なら移転登記が必要です。更に、移転先の法務局の管轄を調べてみましょう。同じ管轄区域内への移転の場合はその管轄法務局に本店移転登記申請を出すだけ。しかし、他の法務局管轄区域への移転の場合は、新旧両方の管轄法務局への登記申請書が必要。ただし申請書は旧所在地の法務局に提出すれば新管轄法務局へは自動的に移送されます。
管轄区内で移転登記する場合の必要書類は次の通り
・本店移転登記申請書
・株主総会議事録
・取締役会議事録（または取締役の過半数の一致を証する書面）
事前に株主総会を開催し、定款変更、本店移転先と移転時期を決議しておきます。次に取締役会を開催し、本店移転先と移転時期を決議しますが、会社によっては省略が可能な場合もあります。これらの書類を作成し、管轄の法務局へ申請します。株主総会で定款変更の決議可決から2週間以内に登記が必要です。登録免許税は30,000円です。
管轄区外への移転登記に必要な書類は、上記に記載した旧管轄法務局へ提出する登記申請書・株主総会議事録・取締役会議事録（もしくは取締役の過半数の一致を証する書面）の他に新管轄法務局への登記申請書と登記の申請書に捺印する者の印鑑届出書が必要です。（印鑑証明書の添付の必要はなし）登録免許税は2件分の60,000円になります。また、代表取締役に住所変更があった場合も変更登記手続きが必要。この場合の登録免許税は10,000円です。
移転登記終了後または同時期に、その他さまざまな関係官庁への届け出が必要です。必要な届け出は以下の通りです。
○税務署……新・旧納税地所轄税務署へ本店移転登記申請書提出。移転手続き完了後の登記簿謄本が必要。
○都道府県税事務所……新・旧税務事務所へ事業開始等、申告書提出。登記簿謄本が必要。
○社会保険事務所……旧社会保険事務所にて変更届提出。必要書類は社会保険事務所によって違いがある。
○公共職業安定所……新所轄事務所適用係へ変更届提出。
他に、労働基準監督署への変更届、新所轄警察署への車庫証明、新所轄消防署への防火管理者選任届なども必要です。
本店移転登記の手続きが面倒な場合や、忙しくて時間がない場合は、専門家に代理申請してもらうこともできます。この場合も、書類一式を作成してもらうサービスと、書類作成から法務局への代理申請、登記簿謄本の取得に至るまで行ってくれるサービスで報酬が異なります。書類の作成だけなら1万円～3万円程度、法務局までのサービスなら書類作成費用に5,000円～2万円プラスされます。忙しい方は専門家に任せた方が安心かもしれませんね。
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