企業の顔とも言えるオフィスの受付。受付の印象が企業の印象を左右するとも言えます。オフィスの受付を作る際にどのようなことに気をつければよいのでしょうか。ベンチャー企業で総務経験のあるライターがポイントをまとめて紹介します。
オフィス受付のデザインはコンセプトをはっきりさせることからはじめましょう。デザインを外部のデザイナーに頼む場合でも、コンセプトがはっきりしているとぶれません。受付に必要な要素は企業名がわかるものと内線電話くらいでしょう。もし御社のサービスにキャラクターがあれば、受付に添えておくと、サービスのブランドが来客にわかりやすいです。とはいってもオフィス受付に正解はありません。企業によりさまざまなデザインがあるのです。デザインを外部に依頼する場合も、社内で行う場合も企業イメージに合うデザインを作り上げていきましょう。社名の部分がなくても御社だとわかるようなデザインが理想的です。
エントランスに広いスペースを取れない場合は、オフィス受付には可動式のカウンターを置くよりは壁と一体化したカウンターを設置したほうがすっきりして見えます。カウンターのサイズは電話や資料などを置けるもの、電話だけが置けるものもあります。また、カウンターを置かないで、壁に電話やタブレット、タッチパネル式のモニターなどを設置する方法もあります。
オフィスへの来訪者が担当者が出てくるまでの間待つための椅子です。オフィス受付に使えるスペースにもよりますが、お客様を立ったまま待たせるのは気が引けますので、置くことができるのであれば、置いたほうが良いでしょう。あまりエントランスのスペースがなかったり、小規模なオフィスですぐに来客対応が可能な場合は無くても問題ありません。
内線電話については、オフィス受付用のデザイナーフォンをおすすめします。受付用の電話はオシャレでエントランスのデザインに調和するだけではなく、オフィス用の電話に比べるとボタンが必要な分のみなので、操作に迷いません。最近はiPadなどのタブレットを使用している会社も増えてきています。タブレットがあれば、来訪を伝えるだけでなく、内線番号表や案内表示も兼ねることができます。電話代わりにタブレットを検討するのも良いでしょう。
内線電話表は応対する部署が決まっている場合は、受付する内線番号だけを書いたほうがわかりやすいです。来客の他に多いのが配達に訪れる宅配便業者や郵便局の人達ですが、こちらについても対応部署が決まっている場合は、その旨を受付に書いておきましょう。ポイントは来訪者の目的に沿って必要な担当部署にスムーズに繋がるようにすることです。受付を担当するスタッフが日々対応していく中で、内線電話表や注意書きをブラッシュアップしていきます。
オフィスの受付は企業の顔です。どのようなオフィス受付が正解かという答えはありませんが、御社のイメージを最大限に高められるものを作りましょう。受付全体のデザインは一旦作ってしまったら作りなおすのはなかなか難しいですが、内線案内表などは日常の来客の反応を通して、日々改善していくことができます。内線案内を変更しただけで、来客者の案内がスムーズになり、来客者の印象が向上することも実際にあります。総務などの受付担当者は毎日ダイレクトな反応を得ているので、来訪者からの反応をヒアリングしてみると良いでしょう。
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