オフィスで自分の座席が固定されていると、毎日顔を合わす同僚も同じ、窓から見える景色も同じ。そういった場面では、なかなか新しい発想なども芽生えてきにくいものです。そこへフリーアドレスを導入することによって、柔軟で創造性豊かな対話が生まれてくる場を設けることができます。でも、実際の効果も知りたいですよね。そこで、フリーアドレス導入の際のメリットやデメリットについてまとめてみました。
最近、オフィス事情にまつわる話題のなかでしばしば取り挙げられるようになってきた「フリーアドレス」。これは、図書館の閲覧室のような、オフィスにおいて各々の社員が固有のデスクをもたない流動的な仕事環境・スタイルのことです。フリーアドレスのスタイルで一番多く見られるのが各自がノートパソコンを所持していて、必要に応じて空いているデスクを利用し、仕事をするというパターン。不在者のためのデスクを置くスペースが不要なので、オフィス面積が狭くて済み、単純に賃料を節約できるという利点があります。
ベンチャー企業にとって最も大切なことの一つが、古い価値観にとらわれない柔軟なアイデアが絶えず生まれてくる環境です。日々、新鮮な気分で仕事ができることは理想的と言えるでしょう。そうした観点からオフィスのレイアウトを考えるなら、隣りや対面して座るスタッフが毎日のように入れ替わるフリーアドレス制は最適です。フリーアドレスを導入する際は、オフィスデスクがワークスペースとミーティングスペースを兼ねることを意識しながら、レイアウトを組むのが良いとされています。デスクトップ型パソコンを設置するためのオフィス家具をオフィスの中央に用意するなどして、スタッフの仕事環境に合わせてレイアウトするとよいでしょう。
柔軟なアイデアを生み出すためのもう一つの方法は、スタッフ間の交流を盛んにすることです。固定席がないため常に不特定のメンバーと隣り合わせになるフリーアドレスでは、自ずと部門間の活発な交流が期待できます。またスタッフ間のブレインストーミングや対話を促し、一人では作り出しえない斬新なアイデアを生み出すことにつながると言えるでしょう。好ましい副作用として、コミュニケーションやプレゼンテーション、さらには営業スキルの向上につながるという利点もあります。
ただしフリーアドレスにデメリットがないわけではありません。まずは遅刻や欠勤を行う人が増えるということが挙げられます。どの席にでも自由に座って良いということは、オフィス内における不在の確認がとれないため、定刻を厳守するなどケジメが付けづらくくなるわけです。個々のスタッフのモラルが問われる場面とも言えますが、スタッフ任せにせずに、例えば、どの座席を選択するかを申告する制度を設け、管理しやすくするなどの対策を講じるのも一つの手です。
フリーアドレスは、自由な気風を促すのには最適なシステムだと言われます。しかし、従来のオフィスレイアウトに慣れた年配の人にとってはそれがかえってストレスになる場合もあるでしょう。オフィスに出勤するたびに違う人と隣り合わせになったり、1日に何人もの人と向かい合わせで仕事をするわけですから、気疲れし、それが仕事効率を下げることに結びつきかねません。そのような場合は、部分的にパーティションを導入したり、レイアウトを工夫するなどの改善策が有効です。
フリーアドレス制とは、職場内の雰囲気がなんとなくとだらしなくなったり、不慣れな環境での仕事が非効率を招きかねない問いうデメリットがあるものの、柔軟な発想から斬新なアイデアが生まれてくる可能性や、スタッフ間の交流が盛んになることでのコミュニケーションスキルアップが狙えるということなど、デメリットを相殺して余りあるメリットの多いシステムです。ベンチャー企業経営にとっては、オフィス内の内装や家具選び、そしてレイアウトなどがその後の成績に大きく影響することもあります。フリーアドレス制実現のためには、スペースの確保や導線改善が必要になるため、いっそオフィス移転を考慮するのもよいでしょう。
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