コミュニケーションが適切にとれている職場は、居心地が良いのはもちろん、何よりも業務効率がアップします。
コミュニケーションが不足していると、社内の複数の部署で同じ業務が行われていて非効率だったり、業務の最新状況が共有されていないため対応が不適切になったりと、さまざまな支障をきたすもの。
職場のコミュニケーション活性化を実現しやすい、オフィスづくりのヒントを紹介します。
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あなたのオフィスの会議室、数とサイズは適切ですか？
オフィス内のコミュニケーション不足によって業務効率が低下するのは、残念なことです。
特に、他部署の人と情報を共有し、業務の進め方を打ち合わせる必要がある場合は、メールなどで話すよりも集まって会議をするほうが効果的。しかし実際には、オフィス環境への不満として、「会議室が足りない」という声がよく聞かれます。
説明会など大人数が集まるための会議室のほか、10人や5人などの小人数用会議室も必要です。
「使いたいときに会議室が空いていない」という不満が出ないようにするには、社員の人数やニーズにあった会議室の数とサイズを考えましょう。
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デニーズ席？ さっと集まって話せる打ち合わせスペースがグッド！
会議室でなくても、4～5人がさっと集まって話せるスペースがあれば、社員はコミュニケーションがとりやすくなります。
内密に進めるべき話でなければ、そのようなオープンスペースで話すほうが気軽です。また、本当に使いたい人たちのために会議室を空けておくことができます。
ある企業では、「デニーズ席で打ち合わせよう！」という声かけで仲間が集まって、必要な打ち合わせを短時間で済ませ、各自のデスクに戻って仕事を進めるスタイルが定着しています。
「デニーズ席」とは、ファミリーレストランなどで見かける、あのボックス席のこと。社員が自然に打ち合わせスペースをそう呼ぶようになり、職場の共通語になったとか。
コミュニケーションの活性化がうかがえる例ですね。
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フロアを集約したら、コミュニケーション活性化が実現した！
複数のフロアに分かれているオフィスでは、どうしても別のフロアにいる社員とのコミュニケーションが少なくなります。
業務で関わりがあったり、ランチや飲み会で会うことでもなければ、半年や１年くらいまったく顔を見ない仲間がいても不思議ではありません。同じ会社で働いているとは思えないくらいです。
そのような状況を改善したい場合は、思いきってフロアを集約し、1フロアにしたり、できるだけフロア数を減らすという手もあります。
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コピー機やプリンターをマグネットスペースに集めたらグッド！
オフィス内のレイアウトを工夫して、職場のコミュニケーション活性化をはかる例もあります。
コピー機やプリンターを、フロア内の1か所に集めてしまうのです。このような空間を、マグネットスペースといいます。
コピーなどのたびに、いちいち歩いていくのは不便ですし、順番待ちで少々並ぶこともあるでしょう。しかし、普段は交わらない社員同士が顔を合わせ、「元気？」「忙しい？」などと笑顔で会話を交わすチャンスが生まれます。
また、少しでも歩く必要が生じるので、デスクに座りっぱなしになりがちなオフィスワーカーには、健康維持の面からもメリットがあります。
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コミュニケーション活性化実現のためのオフィス移転もアリ！
コミュニケーション活性化を実現するために会議室や打ち合わせスペースを増やしたり、マグネットスペースやリフレッシュスペースを新たにつくろうとしても、スペースの確保や導線の問題に直面して、なかなか進まないことがあります。
また、かなり大がかりなレイアウト変更になり、コストが高くなることも珍しくありません。
それなら、いっそのこと新しいオフィスに移転して、最初から職場のコミュニケーション活性化を意識したレイアウトにするのも手です。
さっそく業者に相談してみては？
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職場のコミュニケーションとは、単に挨拶や言葉を交わすことではありません。
コミュニケーション活性化が実現できている職場は、人数が多くても誰がどんな業務をしているかをみんなが把握しています。ですから、無駄な重複業務が発生することもありませんし、なにより明るく居心地の良い職場になります。
最近なにかと問題になるハラスメントを、少なくすることにもつながるでしょう。
コミュニケーション活性化は、職場にとって大切な課題ですね。
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