事業が飛躍するカギとなるオフィス移転。心機一転、清々しい気持ちでのぞみたいものですよね。でも、現実的にはやるべきことが山積み。関係各所への連絡、届け出などの面倒や、移転先のこと、原状回復のこと。ついつい後回しにしていると忘れてしまいやすいことや、実際に仕掛ってみると想像以上に時間のかかることばかりです。だからこそ、オフィス移転プロジェクトマネジメントでしっかりと段取りして進めましょう。
オフィス移転のプロジェクトマネジメントで、はじめに着手するべきことは、移転先の検討です。現状をきちんと把握してから次の段階へとコマを進めたいという経営者さんが多いかもしれません。しかし、移転先を検討していくなかで移転の目的が明確化されていくということもあります。移転先を考えるうえで検討するべき事柄は、立地・賃料はもとより、床面積や室内形状、そして設備等に至るまで広範囲にあたります。そのため、できるだけ早い段階でこの移転先について詳しく検討しておくことが求められるのです。
移転先の目処がたったら、次に現状オフィスの状態を把握しておくことが必要になります。この段取りを怠ると、のちのち結局多くの時間を費やすことになってしまいますので、面倒がらずに取り組みましょう。オフィス内の現状を把握するためには、現状把握シートなるものを作成し、それに従って調査を進めていくとスムーズです。詳細は事業形態によってさまざまではありますが、大まかにいえば現状稼働している設備や使用電気量、最小限必要なスペースなど。さらに、現状で不足していると思われるものがあればそれもリストアップしておくと便利です。
現状が把握できれば、次は移転先におけるレイアウトを作成し、現状調査結果をそこへ反映させていきます。たとえば、現状のスペースで無駄な部分があれば、移転先レイアウトではその部分を削除します。逆に、スペース不足をいつも感じている部分があれば移転先では十分にスペースを割けるように考慮します。このように、移転先レイアウトを立案する際には、オフィスの現状と常に照らし合わせながら、よりよい環境を目指していくようにしましょう。
移転先のレイアウトまでできあがれば、いよいよ引越しの計画準備を開始します。引越しの際には、移転先に持ち込むものと処分するものの分別や、新たに購入するもののリストを作成したうえで、引越し業者への見積もりを申請します。移転先において、通信配線工事や内装工事など、何らかの施行が必要な場合は、その手配が必要になりますのでスケジュールを細かく設定していかないと予定が狂ってきてしまうので注意しましょう。そして、それぞれにかかる必要経費を算出します。
オフィス移転の際にもっとも重要ともいえるのが、この原状回復工事です。賃貸オフィスの場合、原状回復工事費用は借主負担となりますから、慎重に進めたいものです。移転先のことばかりに頭が向いていて、原状回復のことを後回しにしていると、想定以上に費用が嵩むなどのトラブルにもなりかねません。原状回復工事は、業者によって予算が大きく変わってくることもあります。前もって正確な見積もりを依頼し、発注業者の選定をしっかりと行い、注意深くマネジメントしていくことが必要です。
オフィス移転のためにやるべきことは多岐にわたっていますが、段取りをつけて順番に片付けていけば一つ一つの工程はそれほど複雑なことではありません。しっかりとプロジェクトマネジメントを行えば、問題なく移転を完遂することができます。逆に、段取りを踏まずに思いついたところから着手していくようなスタイルだと、重要事項を見逃すこともあり得ます。不安な場合は、専門業者にマネジメントを委ねるというのも一つの手ですね。
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