オフィス移転の際には、関係官公庁への届け出が必要になります。なにかとやることが多く、時間的・人的資源の十分な確保できない中での作業になるはずですが、すみやかで確実に行わなくてはなりません。どこにどのような書類をどのタイミングで提出すべきか、移転手続きの前後に参照できるチェックリストとしてまとめました。
オフィス移転の際に必要となる届け出。必須となる届け出を、タイミング順に並べました。なかには、移転後にゆっくりと提出すれば良いとなっている書類もありますが、できるだけ一気に提出準備してしまうほうがスムーズです。
□郵便物届出変更届（郵便局）：移転前
□事業所所在地変更届（年金事務所）：移転後5日以内
□名称、所在地変更届（労働基準監督署）：移転後10日以内
□雇用保険事業所変更届（職業安定所）：移転後10日以内
□異動届（都道府県税事務所）：移転後10日以内
□本店移転登記（法務局）：移転後2週間以内
□異動届（税務署）：異動等後速やかに
法務局には、会社の本店の移転先を知らせます。これを「本店移転登記」といいます。
届け出の際の、手続き方法および必要書類、そして登録免許税額は、本店の移転先によって異なりますので注意が必要です。例えば、同一管轄法務局区内への移転手続きであれば、費用は3万円となりますが、管轄の法務局が変わるケースならば費用は倍の6万円となります。
税務署には、「異動届出書」と「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出」を提出します。届け出る場所は、前者は納税地の所轄税務署長へ、そして後者は新・旧両オフィスの所在地の所轄税務署となります。提出書類は、「登記簿謄本」です。また、都道府県税事務所には、「事業開始等申告書」を提出します。届け出る場所は、新・旧オフィスの管轄の都税事務所となります。
社会保険事務所には「適用事業所所在地・名称変更（訂正）届」を提出します。届け出る場所は、移転前のオフィスの社会保険事務所です。必要書類は事業所により異なるので確認が必要となります。また、労働基準監督署には「労働保険所在地等変更届」を提出します。届け出る場所は、移転後のオフィス所在地管轄労働基準監督署になります。必要書類は「登記簿謄本」または「賃貸借契約書の写し」となります。
その他にも移転手続き時に届け出が必要な書類がいくつか挙げられます。例えば、公共職業安定所や警察署、消防署、そして郵便局などです。これらは、特段用意するべき必要書類がありませんので、手軽に届け出が完了します。後回しにせずに早めの対応で済ませてしまいましょう。
事務所の移転手続きの際に必要となる関係官公庁への届け出についてご紹介してきましたが、いかがでしたか。こうしてみると、届け出書類はかなりの数に上ります。各種の届け出は、通常の業務と並行しながら、多忙を極めた中での作業になることと思います。だからこそ、できるだけ無駄なくスムーズに効率よく済ませたいものですね。移転手続きをされる際の参考にしていただければ幸いです。
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